Do osobitnej matriky sa zapisujú všetky matričné udalosti (narodenie, úmrtie, uzavretie manželstva, rozvod manželstva, zmena mena a priezviska...), ku ktorým došlo mimo územia Slovenskej republiky. Osobitnú matriku vedie Ministerstvo vnútra SR Bratislava. Matričný úrad zabezpečuje pre občanov s trvalým pobytom v jeho obvode (Zemianske Kostoľany, Kamenec pod Vtáčnikom), ktorých sa matričná udalosť týka, spísanie zápisov o uskutočnení týchto matričných udalostí v cudzine. Zápisy spolu s príslušnými dokladmi zasiela na Osobitnú matriku do Bratislavy, ktorá vydá origínál matričného dokladu (sobášny list, úmrtný list, rodný list) v slovenskom jazyku.
Ku spísaniu zápisu je potrebné predložiť osobné doklady, originál dokladu o matričnej udalosti (sobášny, rodný alebo úmrtný list) zo štátu, v ktorom k udalosti došlo s úradným prekladom do slovenského jazyka a príslušnými vyššími overeniami v zmysle medzinárodných dohovorov (APOSTILOU alebo SUPERLEGALIZÁCIOU). Doklady je potrebné konzultovať na matričnom úrade, druh a forma môže byť odlišná v závislosti od štátu, v ktorých boli vydané.
Zápis do osobitnej matriky o matričnej udalosti podpisuje žiadateľ. Matrikárka zápis spolu s predloženými dokladmi a žiadosťou o vydanie matričného dokladu v slovenskom jazyku (rodný list, úmrtný list alebo sobášny list) zašle na Osobitnú matriku Bratislava, ktorá žiadosť vybavuje do troch mesiacov od jej doručenia na osobitnú matriku a matričný doklad zasiela na matriku, ktorá zabezpečovala zápis podľa trvalého pobytu.
Správne poplatky súvisiace so spísaním zápisu: 15 € za spísanie a podanie žiadosti
